Press Release Guidelines

Siaran pers memiliki struktur dasar. Jika Anda mempelajari siaran pers yang dikirim ke publiksetiap hari, Anda akan menemukan "polanya". Berikut ini adalah penjelasan dari lima jenis dasar siaran pers.

1. Judul

Ini adalah elemen yang paling penting, dikarenakan judul harus dapat menjadi sebuah kesimpulan dari siaran pers. Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa siaran pers tanpa judul atau yang sulit dipahami adalah "siaran pers yang tidak akan dibaca oleh siapa pun.

Media menerima siaran pers yang tak terhitung jumlahnya setiap hari, dan konsumen dikelilingi oleh informasi yang berlebihan. Peran judul adalah untuk membawa siaran pers Anda ke perhatian mereka.

2. Teras

Kalimat utama adalah elemen penting setelah judul. Kalimat utama dibaca setelah judul sebagai ringkasan dari keseluruhan siaran pers. Ini harus cepat dibaca dan mudah dimengerti.

Yang terbaik adalah meringkas informasi dalam satu hingga tiga kalimat, dengan mengingat struktur 5W2H dalam pikiran Anda sehingga tidak ada kelalaian atau duplikasi.

[5W2H dalam kalimat utama]

Who: (perusahaan Anda)

What:  (isi inisiatif)

Where (tempat pelaksanaan)

When: (tanggal mulai dan periode implementasi)

Why:   (latar belakang dan tujuan)

How:   (fitur, dll.)

How much:  (jumlah uang)

3. Badan

Berbeda dengan judul dan kalimat utama, yang singkat dan padat, isi dokumen bisa ditulis dalam banyak ruang. Namun demikian, penting untuk mengatur informasi dari sudut pandang pembaca. Bertujuan untuk menciptakan isi yang informatif dan mudah dibaca, daripada menjejalkan semua informasi yang ingin Anda sajikan secara serampangan.

4. Gambar

Gambar adalah sarana untuk menyampaikan informasi yang lebih akurat dan lebih jelas kepada pembaca. Gambar harus digunakan semaksimal mungkin. Idealnya, setidaknya ada satu gambar harus disertakan dalam setiap siaran pers.

Gambar dalam siaran pers juga dapat digunakan sebagai penarik perhatian ketika dibagikan pada layanan distribusi siaran pers dan situs jejaring sosial., maka dari itu,  pilihlah gambar dengan seksama!

5. Ekor

Bahkan jika Anda telah menulis siaran pers yang bagus, tidak akan ada artinya jika Anda lupa untuk menyertakan informasi kontak Anda untuk jurnalis media.

Pastikan untuk menyertakan informasi perusahaan dan informasi kontak (nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan nama narahubung) sehingga media yang tertarik dapat menghubungi Anda kapan saja.

Waktu distribusi siaran pers pun juga penting

Meskipun kita telah membahas isi siaran pers, waktu pendistribusiannya juga penting. Maksimalkan keefektifan siaran pers Anda dengan mengetahuiwaktu yang strategis

Media berbasis web biasanyarelatif fleksibel, sementara surat kabar dan TV seringkali membutuhkan waktu tertentu dari datangnya informasi hingga pemaparan. Waktu yang optimal bervariasi menurut media, jadi tentukan secara strategis hari dalam seminggu dan waktu untuk memaksimalkan efektivitas.