Layanan Lengkap ezSign untuk Tanda Tangan Digital dan Otomasi Dokumen

Banyak perusahaan menahan kontrak hanya karena satu tanda tangan belum turun. Dokumen dicetak, dikirim, lalu dipindai ulang untuk kebutuhan arsip. Layanan Lengkap ezSign hadir sebagai jawaban atas pola kerja yang menyita waktu tersebut.

Dampaknya tidak berhenti di meja administrasi. Pembayaran tertunda karena berita acara belum lengkap tanda tangannya. Dokumen fisik juga rawan rusak, hilang, atau dipalsukan. Audit ikut melambat ketika riwayat dokumen sulit ditelusuri.

Di titik inilah tanda tangan digital tersertifikasi mengambil peran. Sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik, ezSign menyediakan layanan e signature dengan identitas penandatangan yang terverifikasi. Setiap dokumen membawa jejak audit yang bisa diperiksa kembali.

Empat Kriteria yang Membuat Tanda Tangan Elektronik Layak Dipercaya

Tidak semua tanda tangan pada dokumen elektronik punya bobot hukum yang sama. Tanda tangan hasil pindaian gambar mudah digandakan dan tidak menunjukkan identitas pemiliknya. Perbedaan ini penting dipahami sebelum perusahaan memilih penyedia layanan.

Empat kriteria berikut menjadi acuan dalam menilai keandalan sebuah tanda tangan:

● Authenticity: identitas penandatangan dan dokumennya dapat diverifikasi keasliannya.

● Integrity: perubahan apa pun setelah penandatanganan dapat terdeteksi.

● Non-repudiation: penandatangan tidak dapat menyangkal dokumen yang telah ia tanda tangani.

● Confidentiality: informasi terlindungi dari pihak yang tidak berwenang.

Tingkatan yang Perlu Dibedakan

Tandatangan elektronik dikelompokkan menjadi simple, basic, advanced, dan qualified. Hanya kategori qualified yang tersertifikasi dan diterbitkan penyelenggara berizin. Pengakuan hukumnya bersandar pada UU ITE beserta perubahannya dan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019.

Layanan Lengkap ezSign Menyatukan Penandatanganan dan Pengelolaan Dokumen

Setiap organisasi punya alur persetujuan yang berbeda. Layanan Lengkap ezSign menyediakan single sign untuk dokumen tanpa keterlibatan pihak lain. Parallel sign dipakai saat penandatangan banyak dan tanpa urutan tertentu. Hierarchy sign cocok untuk approval berjenjang dari staf sampai direksi.

Untuk volume besar, bulk sign menuntaskan banyak dokumen dalam satu proses. Fitur ask from others membantu ketika Anda hanya meminta tanda tangan pihak lain. Template dokumen menjaga posisi spesimen tetap konsisten pada berkas sejenis.

Arsip, Verifikasi, dan Integrasi Sistem

Otomasi dokumen tidak berhenti pada tahap tanda tangan. Modul document management menangani penyimpanan, template, pembagian, dan pelacakan berkas. Verifikasi identitas ditopang e-KYC dengan OCR KTP, liveness detection, dan face recognition. API serta integrasi enterprise memungkinkan proses berjalan langsung dari sistem internal perusahaan.

e Meterai, e Stamp, dan e Seal untuk Legalitas Dokumen

Selain tanda tangan elektronik, ezSign juga menyediakan e Meterai, e Stamp, dan e Seal. e-Meterai berfungsi sebagai pembayaran pajak atas dokumen elektronik tertentu. e-Seal berupa segel perusahaan yang melekat pada dokumen resmi badan usaha. Ketiganya melengkapi kebutuhan administrasi yang selama ini bergantung pada berkas cetak.

Penempatan yang Menentukan Validitas

Satu hal teknis kerap luput dari perhatian tim legal. Meterai elektronik dan tanda tangan sebaiknya diposisikan berdampingan, bukan saling menimpa. Kode QR pada meterai berisiko gagal terbaca bila tertutup objek lain. Pastikan pula isi dokumen sudah final sebelum keduanya dibubuhkan.

Tahapan Menyiapkan Akun Korporat Sebelum Dokumen Berjalan

Perusahaan perlu merapikan berkas legalitas sebelum layanan dipakai. Perwakilan yang mendaftar harus tercantum dalam akta pendirian perusahaan. Berkas yang disiapkan meliputi:

● Akta pendirian badan usaha

● SK Kemenkumham

● NPWP dan nomor NIB

● Email sysadmin korporat yang aktif

Prosesnya kemudian berjalan dalam beberapa tahap:

1. Masuk ke akun ritel ezSign milik perwakilan korporat.

2. Buka menu setting, pilih profile, lalu klik add korporat.

3. Lengkapi biodata beserta dokumen pendukung perusahaan.

4. Tim RA ezSign memverifikasi permohonan yang diajukan.

5. Sysadmin melakukan e-KYC setelah menerima email verifikasi.

6. Sertifikat terbit otomatis setelah pembelian paket dan pembayaran selesai.

Catatan Operasional yang Sering Diabaikan

Sertifikat elektronik ezSign berlaku satu tahun dan dapat diperpanjang. Jadwal perpanjangan sebaiknya ditandai jauh sebelum masa aktif berakhir. Sertifikat yang kedaluwarsa membuat proses tanda tangan terhenti sampai pendaftaran ulang tuntas. Verifikasi akun sendiri diproses tim RA maksimal 1×24 jam.

Menakar Kesiapan Sebelum Beralih ke Layanan Lengkap ezSign

Digitalisasi dokumen bukan sekadar memindahkan berkas ke layar. Perusahaan perlu memetakan dokumen mana yang wajib bermeterai dan mana yang cukup ditandatangani. Pemetaan itu menentukan alur kerja yang dibangun di dalam sistem. Penerapan e signature yang terencana membuat masa adaptasi tim jauh lebih ringan.

ezSign memposisikan diri sebagai mitra penyusun alur kerja, bukan sekadar penyedia perangkat. Sistem keamanannya bersandar pada standar ISO 27001, OTP dua faktor, SHA-256, dan RSA-2048. Perusahaan yang ingin menerbitkan sertifikat elektronik dapat berdiskusi lebih dulu melalui kanal resmi ezSign.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apa saja yang termasuk dalam Layanan Lengkap ezSign?
Cakupannya meliputi tanda tangan digital, e-Meterai, e-Stamp, e-Seal, e-KYC, manajemen dokumen, dan integrasi API.

2. Berapa lama masa berlaku sertifikat dari ezSign?
Sertifikat berlaku satu tahun dan dapat diperpanjang sebelum masa aktifnya habis.

3. Apakah dokumen yang ditandatangani melalui ezSign bisa diverifikasi?
Bisa, melalui laman verifikasi PDF resmi pemerintah maupun pembaca dokumen seperti Adobe Reader.