Press Release Event : Pengertian, Manfaat, dan Tips Membuatnya

Press Release Event–Komunikasi kepada publik menjadi bagian krusial untuk memastikan keberhasilan acara tersebut. Salah satu alat komunikasi yang paling efektif dan sering digunakan oleh perusahaan maupun organisasi adalah press release event. Dokumen ini berfungsi sebagai sarana untuk menginformasikan detail acara kepada media dan masyarakat luas. Namun, agar pesan tersampaikan dengan tepat dan mampu menarik perhatian wartawan maupun pembaca, press release harus disusun dengan strategi yang matang. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian press release untuk event, manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaannya, serta tips praktis agar press release Anda tampil menarik dan efektif.

Apa Itu Press Release Event?

Press release event adalah sebuah pernyataan resmi yang dirancang khusus untuk menginformasikan kepada media tentang acara atau kegiatan tertentu yang akan atau telah diselenggarakan oleh perusahaan, organisasi, atau institusi. Jenis press release ini difokuskan pada penyampaian informasi penting seputar acara, seperti waktu dan lokasi pelaksanaan, tema kegiatan, tujuan acara, daftar narasumber atau tokoh yang terlibat, serta nilai berita yang ingin diangkat kepada publik.

Tujuan utama dari press release event adalah menarik perhatian media agar tertarik meliput, sekaligus memberikan informasi yang jelas dan ringkas kepada publik. Selain sebagai alat publikasi, press release ini juga berfungsi sebagai dokumentasi resmi atas kegiatan yang dilakukan, serta sebagai bagian dari strategi komunikasi perusahaan untuk membangun citra dan meningkatkan eksposur.

Manfaat Press Release untuk Acara

Press release acara adalah alat komunikasi strategis yang digunakan untuk mengumumkan dan mempromosikan suatu acara kepada publik dan media. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari press release untuk acara:​

Meningkatkan Visibilitas Acara

 Press release membantu menyebarkan informasi acara secara luas melalui berbagai media, sehingga meningkatkan kesadaran dan minat publik terhadap acara tersebut.

Membangun Kredibilitas dan Citra Positif

 Dengan informasi yang disampaikan secara profesional, press release dapat memperkuat citra acara dan penyelenggara di mata publik dan media.

Menarik Partisipasi dan Sponsor

Informasi yang jelas dan menarik dalam press release dapat menarik minat peserta dan calon sponsor untuk terlibat dalam acara.

Meningkatkan SEO dan Trafik Situs Web

 Press release yang dioptimalkan dengan kata kunci relevan dapat meningkatkan peringkat di mesin pencari dan mengarahkan lebih banyak pengunjung ke situs web acara.

Mengontrol Narasi dan Informasi

Dengan press release, penyelenggara dapat mengendalikan informasi yang disampaikan kepada publik, memastikan pesan yang konsisten dan akurat.

Struktur dan Format Press Release Event

​Struktur dan format press release untuk acara memiliki peran penting dalam menyampaikan informasi secara efektif kepada media dan publik. Berikut adalah elemen-elemen utama yang sebaiknya ada dalam press release acara:​

Informasi Kontak

Diletakkan di bagian atas, mencakup nama perusahaan, alamat, email, dan nomor telepon. Ini memudahkan jurnalis atau pembaca menghubungi pihak terkait untuk informasi lebih lanjut.

Judul (Headline)

Judul harus singkat, menarik, dan mencerminkan inti dari acara yang akan diselenggarakan. Gunakan kalimat aktif yang mengandung subjek dan predikat agar mudah dimengerti pembaca.

Tanggal dan Lokasi (Dateline)

Menunjukkan kapan dan di mana press release dibuat atau dirilis. Informasi ini membantu pembaca menilai relevansi dan kebaruan informasi.

Lead (Teras Berita)

Paragraf pembuka yang memberikan gambaran singkat tentang acara, mencakup unsur 5W+1H (What, Who, When, Where, Why, How). Lead yang baik akan menarik perhatian pembaca untuk melanjutkan membaca.

Isi (Body)

Bagian ini menjelaskan detail acara secara lebih lengkap, seperti tujuan, agenda, pembicara, dan informasi tambahan lainnya. Gunakan pendekatan piramida terbalik, menempatkan informasi paling penting di awal.

Kutipan (Quotes)

Sertakan pernyataan dari pihak terkait, seperti penyelenggara atau pembicara, untuk memberikan perspektif dan nilai tambah pada informasi yang disampaikan.

Boilerplate

Paragraf singkat di akhir yang menjelaskan profil singkat perusahaan atau organisasi penyelenggara acara. Ini memberikan konteks tambahan bagi pembaca tentang latar belakang penyelenggara.

Informasi Kontak

Ulang Di bagian akhir, ulangi informasi kontak untuk memastikan pembaca tahu ke mana harus menghubungi jika membutuhkan informasi lebih lanjut.

Baca Juga : Peran Press Release dalam Digital Marketing Untuk Tingkatkan Bisnis

Tips Membuat Press Release Event yang Efektif

​Membuat press release untuk acara yang efektif memerlukan strategi yang tepat agar informasi yang disampaikan menarik perhatian media dan publik. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menyusun press release acara yang sukses:​

Tentukan Tujuan dan Kenali Audiens Anda

Sebelum menulis, pastikan Anda memahami tujuan dari press release tersebut—apakah untuk mengumumkan peluncuran produk, mengundang partisipasi, atau membangun citra perusahaan. Kenali juga siapa target audiens Anda agar pesan yang disampaikan relevan dan tepat sasaran.

Pilih Topik yang Layak Diberitakan

Pastikan topik yang diangkat dalam press release memiliki nilai berita dan relevansi dengan audiens. Topik seperti peluncuran produk, pengangkatan eksekutif baru, atau acara perusahaan biasanya menarik perhatian media.

Buat Judul yang Menarik dan Informatif

Judul adalah elemen pertama yang dilihat oleh pembaca. Gunakan judul yang singkat, jelas, dan mampu menarik perhatian, serta mencerminkan isi dari press release.

Gunakan Struktur Piramida Terbalik

Susun informasi dengan menempatkan yang paling penting di awal, diikuti oleh detail tambahan. Pendekatan ini memudahkan pembaca dan jurnalis dalam memahami inti berita dengan cepat.

Terapkan Prinsip 5W+1H Pastikan press release menjawab pertanyaan: What (apa), Who (siapa), When (kapan), Where (di mana), Why (mengapa), dan How (bagaimana). Ini membantu menyampaikan informasi secara lengkap dan jelas.

Sertakan Kutipan dari Pihak Terkait

Menambahkan kutipan dari eksekutif atau pihak terkait memberikan perspektif tambahan dan meningkatkan kredibilitas press release Anda.

Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang sulit dipahami. Gunakan kalimat yang sederhana dan langsung pada poin utama untuk memudahkan pemahaman.

Sertakan Informasi Kontak yang Jelas

Cantumkan informasi kontak seperti nama, nomor telepon, dan email di akhir press release agar media atau pihak yang tertarik dapat menghubungi Anda dengan mudah.

Tambahkan Visual Pendukung

Jika memungkinkan, sertakan gambar atau video yang relevan untuk mendukung informasi dalam press release. Visual dapat meningkatkan daya tarik dan membantu pembaca memahami konteks acara.

Distribusikan ke Media yang Tepat

Setelah press release selesai, kirimkan ke media yang sesuai dengan topik dan audiens target Anda. Pastikan juga untuk memanfaatkan platform digital dan media sosial untuk menjangkau audiens yang lebih luas.

Baca Juga : Tinjauan Digital Marketing: Jenis, Tantangan, dan Keterampilan yang Dibutuhkan

VRITIMES Indonesia Sebagai Jasa Distribusi Press Release

VRITIMES Indonesia hadir sebagai solusi efektif bagi perusahaan, organisasi, maupun individu yang ingin menyampaikan informasi ke publik secara luas dan profesional. Sebagai penyedia jasa distribusi press release, VRITIMES Indonesia menawarkan kemudahan dalam menyebarluaskan rilis berita ke berbagai media nasional terpercaya.

Dengan harga mulai dari Rp499.000, pengguna sudah bisa menyebarkan press release ke lebih dari 100 media online nasional, menjangkau audiens luas hanya dalam waktu singkat. Layanan ini cocok untuk berbagai kebutuhan, mulai dari peluncuran produk, pengumuman resmi, acara perusahaan, hingga kampanye CSR. Tidak hanya distribusi, VRITIMES juga menyediakan dukungan penulisan press release yang sesuai standar media, sehingga isi pesan lebih menarik dan layak untuk dimuat.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi situs resmi VRITIMES.