Cara Merencanakan dan Menyelenggarakan Acara Hubungan Masyarakat

Acara hubungan masyarakat (humas) atau PR event adalah kesempatan yang sangat baik untuk menciptakan gebrakan dan memperkenalkan perusahaan, merek, produk, atau layanan Anda kepada publik. 

Strategi ini akan menarik perhatian media hingga membuat merek Anda lebih dikenal oleh masyarakat luas. Itulah mengapa Anda perlu mengusahakan yang terbaik dalam perencanaan dan penyelenggaraan acara ini.   

Cara Merencanakan PR Event 

Melaksanakan tanpa perencanaan sama saja dengan merencanakan kegagalan. Jadi, ikuti langkah-langkah berikut untuk merencanakan PR event dengen tepat: 

1. Tentukan Tujuan Anda dengan Jelas   

Sebelum Anda mulai merencanakan apa pun, definisikan target yang jelas dan bagaimana cara mengukur kesuksesannya. Acara humas umumnya bertujuan untuk meningkatkan kesadaran merek, meluncurkan produk baru, menghasilkan penjualan, mempertahankan hubungan pelanggan, dan sebagainya. 

Setelah menetapkan tujuan, Anda perlu menetapkan tolok ukur untuk mengukur keberhasilannya, seperti:  

Jumlah unit yang terjual pada acara tersebut,

Jumlah peserta yang hadir, 

Berapa kali tagar acara digunakan.  

2. Tepat Waktu 

Selanjutnya, Anda perlu mengadakan acara pada waktu yang tepat. Timing ini sangat bergantung pada banyak faktor, seperti tanggal peluncuran, tanggal-tanggal penting dalam sebulan, dan tanggal-tanggal khusus yang terkait dengan produk atau layanan tersebut.   

Anda juga perlu mengevaluasi faktor-faktor lain, seperti berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan anggaran, berapa lama waktu yang dibutuhkan peserta untuk mencapai tempat acara, dan masih banyak lagi. 

Setelah mengevaluasi faktor-faktor ini, Anda dapat menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan tim Anda untuk merencanakan dan menyelenggarakan acara.             

3. Tetapkan Anggaran yang Masuk Akal 

Penganggaran acara meliputi kegiatan promosi, liputan media, penyewaan tempat yang menarik, penampilan khusus dari tamu-tamu terkenal, keamanan, paramedis, logistik, katering, dan banyak lagi. Jumlah dana yang dibutuhkan tergantung pada format dan ukuran acara. Jadi, hitunglah anggaran dengan cermat agar tidak terjadi kesalahan.   

4. Pilih Tempat dan Vendor yang Tepat 

Tempat merupakan faktor penting dalam menyelenggarakan sebuah acara. Pilihlah tempat yang sesuai dengan format acara Anda dan dapat mengakomodasi jumlah peserta yang ditargetkan. Pertimbangkan juga aksesibilitas, keberlanjutan, dan anggaran Anda. Jika Anda merencanakan acara di luar ruangan, pertimbangkan cuaca, tenda, dan berbagai elemen lainnya. 

Anda mungkin memerlukan vendor tambahan untuk tenda, pendingin ruangan, dekorasi, walkie-talkie (untuk komunikasi), nametag untuk rekan media, dan elemen lain yang tidak disediakan oleh tempat acara. Pilihlah vendor yang tepat dengan cermat untuk memberikan pengalaman terbaik bagi para peserta Anda.  

5. Ciptakan Pengalaman yang Luar Biasa  

Agar peserta Anda tetap bersemangat mengikuti acara, ciptakan pengalaman yang luar biasa bagi mereka sebelum dan selama acara berlangsung. 

Beberapa peserta mungkin datang lebih awal, sehingga Anda dapat membuat mereka tetap bersemangat dengan menyediakan makanan (makanan berat maupun camilan) dan minuman atau permainan yang menarik.  

6. Cari Rekan Media dan Sponsor 

Setelah itu, Anda dapat mencari rekan media dan sponsor jika diperlukan. Sponsor yang baik tidak hanya menutupi biaya acara Anda, tetapi juga bisa mempromosikan PR event Anda melalui lebih banyak media untuk menjaring segmen peserta yang lebih luas

Pilihlah sponsor yang dapat memberikan Anda lebih banyak peserta dan membuat kesepakatan yang saling menguntungkan. Kemudian, pilihlah rekan media yang telah bekerja sama dengan Anda sebelumnya. Jika ini adalah kali pertama Anda (artinya merek Anda masih baru), maka pilihlah mitra lokal. 

Hindari mendekati rekan media yang sudah mapan, karena mereka berharap dapat bekerja sama dengan merek-merek terkenal, kecuali jika Anda mengenal pimpinannya dengan baik. Selain mengundang rekan media ke acara Anda, Anda juga dapat meminta mereka untuk menerbitkan siaran pers tentang acara tersebut, sehingga dapat memberikan cakupan audiens yang lebih luas.   

7. Promosikan Acara   

Ingatlah untuk mempromosikan acara Anda di media sosial, seperti Instagram atau TikTok. Daripada hanya memposting brosur Anda, lebih baik gunakan iklan media sosial berbayar (IG Ads atau TikTok Ads) atau gunakan jasa influencer untuk mempromosikan acara Anda.     

Pada hari H, gunakan elemen promosi, seperti: tagar, Twibbon, dan GIF yang merepresentasikan acara Anda. Para peserta dapat menggunakan elemen-elemen ini untuk membuat konten tentang acara Anda. Hal ini akan mengekspos merek Anda kepada audiens mereka, sehingga berujung pada peningkatan terhadap kesadaran merek Anda.

Selain itu, Anda juga dapat membentuk tim untuk mendokumentasikan acara tersebut, sehingga dapat digunakan sebagai konten untuk media sosial.   

Cara Menyelenggarakan PR Event

Setelah Anda merencanakan acara humas dengan hati-hati, sekarang saatnya untuk melaksanakannya. Inilah caranya:  

1. Adakan Pertemuan

Anda mungkin perlu mengadakan beberapa kali sesi pertemuan (tergantung ukuran acara) dengan pihak vendor, tempat, dan tim Anda untuk mendiskusikan acara tersebut. Sebelum memulai rapat, buatlah catatan tentang apa saja yang perlu didiskusikan agar tidak ada informasi yang terlewat.     

2. Tinjau Ulang  

Kemudian, Anda perlu meninjau ulang instalasi di tempat acara satu minggu, tiga hari, dan satu hari sebelum acara. Selain itu, Anda juga perlu mengecek kembali barang lain yang disediakan vendor. Agar tidak kewalahan, Anda dapat menugaskan beberapa orang yang dapat dipercaya sebagai PIC untuk memeriksa makanan, logistik, dekorasi, dan lain-lain.  

3. Periksa Ulang 

Pada hari H, periksa kembali semua hal-hal kecil yang penting tepat sebelum acara dimulai. Contohnya, apakah walkie-talkie bisa berfungsi dengan baik, apakah pencahayaan di lokasi acara sudah memadai, dan apakah tempat duduk yang tersedia tidak rusak serta bisa menampung semua tamu.

4. Bersiaplah untuk Segala Hal  

Selama acara berlangsung, laksanakan semua detail yang telah direncanakan dan didiskusikan. Ingatlah untuk memberikan pertolongan pertama jika terjadi keadaan darurat. Berkomunikasilah melalui walkie-talkie untuk menghindari keterlambatan. 

5. Manfaatkan Momentum

Selama acara berlangsung, manfaatkan momentum dengan mengunggah beberapa momen spesial di media sosial secara real-time. Hal ini biasanya dilakukan di Instagram Story. Setelah acara selesai, Anda dapat melakukan wawancara untuk menanyakan kesan dan masukan dari para peserta mengenai acara Anda.  

6. Evaluasi Acara

Evaluasi adalah hal yang wajib dilakukan setelah mengadakan sebuah acara. Hal ini akan membantu Anda memahami apa yang harus dipertahankan, apa yang harus ditingkatkan, dan apa yang harus dibuang.  

Saat mengevaluasi performa PR event, sebaiknya Anda mendiskusikan kelancaran operasional, jumlah peserta, keterlibatan media sosial dan penjualan (jika Anda menjual produk atau layanan selama acara), dan umpan balik (feedback) peserta.    

Demikian cara merencanakan dan menyelenggarakan PR event. Untuk melaksanakannya dengan baik, ingatlah untuk fokus pada tujuan Anda saat merencanakan acara tersebut. 

Keyword: humas, PR event