Kapan Waktu yang Tepat Mengadakan Konferensi Pers untuk Bisnis Anda?

Waktu yang Tepat Mengadakan Konferensi Pers—Menentukan waktu yang tepat untuk mengadakan konferensi pers adalah langkah krusial dalam strategi komunikasi bisnis. Tidak hanya sekadar memilih tanggal kosong di kalender, namun juga harus mempertimbangkan momentum, relevansi isu, dan kesiapan internal perusahaan. Waktu yang kurang tepat bisa membuat pesan penting dari perusahaan tenggelam di tengah hiruk-pikuk informasi lain, sementara waktu yang strategis justru dapat memaksimalkan eksposur media dan meningkatkan dampak komunikasi Anda. Dalam artikel ini, kita akan membahas kapan waktu terbaik untuk menggelar konferensi pers agar pesan bisnis Anda tersampaikan dengan maksimal dan mendapat perhatian dari media serta publik.

Mengapa Waktu Sangat Krusial dalam Konferensi Pers

Waktu adalah elemen kunci yang menentukan keberhasilan sebuah konferensi pers. Pemilihan waktu yang tepat dapat memastikan pesan perusahaan tersampaikan dengan maksimal dan mendapatkan perhatian dari media serta publik. Sebaliknya, jika konferensi pers diadakan di waktu yang kurang strategis misalnya bertepatan dengan isu nasional besar atau di luar jam aktif media maka potensi pemberitaan bisa menurun drastis atau bahkan terlewatkan.

Dalam dunia jurnalisme, kecepatan dan momentum sangat menentukan nilai berita. Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami siklus berita, kebiasaan kerja redaksi, dan momen-momen khusus seperti hari peluncuran produk, pencapaian bisnis, atau perubahan strategis yang signifikan. Mengabaikan faktor waktu dapat menyebabkan pesan kehilangan daya gaungnya atau bahkan dianggap tidak relevan. Maka dari itu, menentukan waktu yang tepat bukan sekadar soal jadwal internal, melainkan strategi komunikasi yang menyatu dengan kebutuhan media dan ekspektasi publik.

Kapan Waktu yang Tepat Mengadakan Konferensi Pers

Waktu yang tepat untuk mengadakan konferensi pers bergantung pada tujuan komunikasi dan konteks informasi yang ingin disampaikan. Idealnya, konferensi pers diadakan saat perusahaan memiliki berita penting, relevan, dan bernilai publik tinggi—seperti peluncuran produk baru, pengumuman kerja sama strategis, perubahan manajemen, atau klarifikasi terhadap isu yang sedang berkembang. Mengadakan konferensi pers dalam momen yang kuat secara komunikasi akan meningkatkan kemungkinan pemberitaan yang luas dan berdampak.

Dari sisi teknis, waktu terbaik dalam sehari biasanya adalah pukul 10.00–12.00 siang pada hari kerja (Selasa hingga Kamis). Ini karena jurnalis umumnya sudah menyelesaikan tugas editorial pagi dan masih memiliki cukup waktu untuk menulis berita sebelum deadline sore. Hindari hari Senin yang cenderung padat dan hari Jumat yang kurang produktif bagi banyak redaksi. Selain itu, hindari juga bertepatan dengan hari libur nasional, agenda politik besar, atau konferensi pers dari institusi lain yang lebih dominan secara media. Dengan memperhitungkan waktu secara strategis, pesan dari perusahaan Anda akan lebih mudah diterima, dipahami, dan diliput oleh media secara optimal.

Hari dan Jam yang Ideal untuk Perhatian Media

Agar konferensi pers mendapatkan perhatian maksimal dari media, pemilihan hari dan jam pelaksanaan harus disesuaikan dengan ritme kerja redaksi dan kebiasaan peliputan jurnalis. Secara umum, hari yang paling ideal untuk menggelar konferensi pers adalah Selasa, Rabu, dan Kamis. Di hari-hari ini, redaksi media berada pada kondisi kerja yang stabil tidak terlalu padat seperti Senin, dan tidak terganggu oleh akhir pekan seperti Jumat.

Sementara itu, waktu terbaik dalam sehari adalah antara pukul 10.00 hingga 12.00 siang. Ini adalah waktu di mana jurnalis biasanya telah menyelesaikan rapat redaksi pagi dan siap menerima informasi baru untuk dikerjakan sebelum batas waktu sore. Jika terlalu pagi, jurnalis bisa terlambat hadir karena terjebak agenda internal. Jika terlalu sore, risiko informasi tidak sempat diolah dan kehilangan momentum berita jadi lebih besar.

Hindari menjadwalkan konferensi pers pada hari Senin pagi (karena redaksi biasanya sibuk dengan agenda akhir pekan) dan Jumat sore (karena mendekati akhir pekan dan redaksi sudah mulai melambat). Begitu juga dengan hari libur nasional atau tanggal-tanggal yang bentrok dengan agenda besar nasional. Dengan memilih hari dan jam yang tepat, peluang pesan Anda untuk mendapat liputan yang luas dan mendalam akan meningkat signifikan.

Memanfaatkan Kalender Editorial Media

Salah satu strategi cerdas dalam menentukan waktu konferensi pers adalah dengan merujuk pada kalender editorial media. Kalender ini biasanya memuat tema-tema liputan yang telah direncanakan oleh redaksi dalam rentang waktu tertentu baik bulanan maupun tahunan dan menjadi acuan utama dalam memilih berita yang akan diangkat. Dengan mengetahui kapan sebuah media akan fokus pada topik tertentu yang relevan dengan bisnis Anda, Anda bisa menyelaraskan momen konferensi pers agar peluang diliput menjadi lebih besar.

Sebagai contoh, jika Anda menjalankan bisnis teknologi dan tahu bahwa bulan Oktober merupakan edisi khusus “inovasi digital” di sejumlah media nasional, maka mengatur konferensi pers untuk peluncuran produk baru di periode tersebut dapat memberikan nilai strategis yang tinggi. Dengan begitu, bukan hanya media lebih tertarik hadir, tapi pesan Anda juga lebih mudah diintegrasikan ke dalam tema besar yang sedang mereka angkat.

Untuk mendapatkan kalender editorial, Anda dapat menghubungi bagian hubungan media atau redaksi secara langsung, atau berlangganan newsletter industri yang sering kali membagikan agenda editorial berbagai media besar. Memanfaatkan kalender ini menunjukkan kesiapan dan keseriusan Anda dalam menjalin hubungan profesional dengan media dan tentu saja meningkatkan peluang publikasi yang lebih luas serta terarah.

Faktor Internal Perusahaan yang Perlu Dipertimbangkan

Sebelum menetapkan jadwal konferensi pers, penting untuk meninjau sejumlah faktor internal perusahaan yang dapat memengaruhi keberhasilan acara. Hal ini mencakup kesiapan materi, ketersediaan juru bicara, momentum bisnis, hingga waktu peluncuran produk atau inisiatif baru. Berikut adalah faktor internal perusahaan yang perlu dipertimbangkan sebelum mengadakan konferensi pers:

Kesiapan Materi dan Konten Pastikan seluruh dokumen seperti press release, presentasi, visual pendukung, dan media kit telah selesai disusun, ditinjau, dan disetujui oleh tim terkait.

Ketersediaan dan Kesiapan Juru Bicara Tentukan siapa yang akan menjadi perwakilan resmi perusahaan. Pastikan mereka siap menghadapi pertanyaan media dan memiliki pemahaman yang mendalam tentang topik yang dibahas.

Momentum Internal yang Signifikan Pilih waktu ketika perusahaan memiliki pencapaian penting, seperti peluncuran produk, kemitraan strategis, atau capaian kinerja yang layak dipublikasikan.

Koordinasi Antar Departemen Libatkan tim pemasaran, humas, legal, dan manajemen dalam penyusunan dan persiapan konferensi pers agar semua pihak memiliki pemahaman yang sama dan tidak ada informasi yang terlewat.

Kesiapan Logistik dan Teknis Pastikan semua elemen teknis seperti tempat, perlengkapan presentasi, koneksi internet, serta alat perekaman atau live streaming sudah disiapkan dan diuji coba sebelumnya.

Waktu yang Tidak Bentrok dengan Agenda Internal Penting Hindari jadwal konferensi pers yang berdekatan dengan event internal penting lainnya agar tidak mengganggu fokus dan efektivitas pelaksanaan.

Baca Juga : Peran Press Release dalam Digital Marketing Untuk Tingkatkan Bisnis

Kesalahan Umum dalam Menentukan Waktu Press Conference

Berikut adalah penjelasan tentang kesalahan umum dalam menentukan waktu press conference yang sering terjadi dan dapat mengurangi efektivitas publikasi pesan perusahaan:

Menjadwalkan di Hari Libur atau Akhir Pekan

Salah satu kesalahan paling umum adalah mengatur konferensi pers pada hari libur nasional atau akhir pekan. Di hari-hari tersebut, sebagian besar jurnalis tidak aktif meliput, dan media juga cenderung tidak memprioritaskan pemberitaan, sehingga informasi dari perusahaan bisa saja tidak mendapat perhatian yang semestinya.

Mengabaikan Jam Sibuk Redaksi

Mengadakan konferensi pers di luar jam produktif media, seperti terlalu pagi atau terlalu sore, bisa menyebabkan jurnalis kesulitan hadir atau tidak fokus pada isi acara. Idealnya, acara digelar di tengah hari kerja (sekitar pukul 10.00–14.00) untuk memberikan waktu liputan dan penulisan berita.

Tidak Memperhatikan Deadline Editorial

Setiap media memiliki jadwal editorial atau batas waktu pengiriman berita yang berbeda-beda. Jika konferensi pers berlangsung terlalu dekat dengan deadline, berita Anda mungkin tidak dimuat atau bahkan diabaikan karena keterbatasan waktu jurnalis untuk menulis.

Bertabrakan dengan Event Besar Lain

Kesalahan lain adalah tidak memeriksa apakah ada event besar nasional, politik, olahraga, atau industri yang sedang berlangsung di waktu yang sama. Persaingan pemberitaan dengan acara yang lebih besar bisa mengalihkan perhatian media dari press conference Anda.

Tidak Mengutamakan Kesiapan Internal

Terkadang, perusahaan tergesa-gesa menjadwalkan press conference demi momentum tanpa memastikan kesiapan internal seperti materi yang belum matang atau juru bicara yang belum siap. Akibatnya, pesan yang disampaikan kurang solid dan berisiko menimbulkan mispersepsi di media.

Tidak Memberi Waktu Cukup untuk Undangan Media

Mengirim undangan terlalu mepet dengan tanggal pelaksanaan juga merupakan kesalahan. Media membutuhkan waktu untuk menjadwalkan liputan. Idealnya, undangan dikirim minimal satu minggu sebelumnya dengan pengingat beberapa hari sebelum acara.

Baca Juga: Perbedaan Marketing Funnel untuk Bisnis B2C vs B2B

VRITIMES : Jasa Distribusi Press Release dengan Garansi Tayang

VRITIMES adalah platform distribusi press release terpercaya yang telah digunakan oleh lebih dari 3.000 perusahaan di berbagai sektor. Dengan layanan profesional dan efisien, VRITIMES membantu brand, startup, UMKM, hingga korporasi besar untuk mempublikasikan informasi penting ke ratusan media nasional secara efektif. Cukup dengan Rp499 ribu, klien sudah mendapatkan jaminan tayang di lebih dari 100 media online ternama. Layanan ini sangat cocok bagi bisnis yang ingin meningkatkan eksposur, membangun kredibilitas, dan menjangkau target audiens secara lebih luas. Untuk informasi lebih lanjut dan konsultasi gratis, Anda dapat mengunjungi situs resmi VRITIMES.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi situs resmi VRITIMES.