7 Tips untuk Acara PR Virtual yang Sukses

Menyelenggarakan acara yang sukses adalah cara yang tepat untuk mempresentasikan produk dan layanan perusahaan kepada publik dan berkomunikasi dengan mereka. Itulah mengapa acara merupakan salah satu kegiatan PR. 

Namun, terkadang acara PR harus diadakan secara online karena kurangnya tempat atau kondisi khusus, seperti pandemi atau lokasi setiap audiens yang berbeda-beda. 

7 Tips untuk Acara PR Virtual yang Sukses 

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menyelenggarakan acara PR virtual yang sukses: 

1. Buat Acara yang Unik     

Acara virtual telah menjadi hal yang lumrah sejak merebaknya pandemi Covid-19. Oleh karena itu, Anda perlu membuat topik yang menarik sebagai pembeda acara Anda agar lebih menonjol. 

Alih-alih menyelenggarakan webinar seharian, buatlah acara Anda seinteraktif mungkin. Jadi, buatlah sesuatu yang akan melibatkan audiens Anda, seperti: kontes, trivia night, tantangan, hadiah, dan lainnya. 

2. Berikan Bonus

Apakah Anda berinteraksi dengan audiens melalui permainan interaktif atau giveaway, ingatlah untuk memberikan bonus, seperti hadiah fisik atau digital kecil yang menonjolkan identitas merek Anda. Anda dapat mengirimkan hadiah ini setelah acara, jadi pastikan untuk mendapatkan alamat pemenang dengan benar. 

Untuk meningkatkan kesadaran merek, mintalah peserta untuk mengunggahnya ke media sosial menggunakan tagar acara Anda. Ini dapat dijadikan sebagai persyaratan untuk mengikuti permainan atau giveaway.   

3. Promosikan Acara di Media Sosial 

Tidak peduli seberapa menariknya acara Anda, jika Anda tidak mempromosikannya, semua maka usaha Anda akan sia-sia. Jadi, promosikan acara Anda melalui media sosial. Mintalah para pembicara untuk mempromosikannya di akun mereka seminggu dan beberapa jam sebelum acara.  

Cantumkan semua detail penting dalam unggahan tersebut. Ini termasuk nama acara, hari, tanggal, nama pembicara dan foto mereka, serta aplikasi konferensi video yang akan digunakan beserta tautannya.  

Saat membuat nama acara, pikirkan tentang proposisi nilai merek Anda dan masukkan ke dalam nama acara untuk memberi tahu audiens Anda apa yang dapat diharapkan dari acara Anda. 

Misalnya, proposisi nilai perusahaan Anda adalah menghubungkan pemberi kerja dengan pencari kerja kerah biru dan kerah merah muda melalui aplikasi. Anda bisa mengadakan acara virtual yang disebut "Menjadi Kandidat Terpilih saat Wawancara" atau semacamnya. 

4. Optimalkan Acara untuk Semua Perangkat 

Peserta Anda memiliki kebutuhannya masing-masing. Saat menghadiri acara virtual Anda, beberapa dari mereka mungkin menggunakan laptop dan beberapa mungkin menggunakan smartphone. 

Kebanyakan orang akan menggunakan laptop untuk mendapatkan pengalaman terbaik. Namun, beberapa orang mungkin masih berada di luar rumah saat acara dimulai atau laptop mereka mungkin rusak, sehingga hanya bisa menggunakan smartphone.       

Oleh karena itu, Anda perlu mengoptimalkan acara virtual Anda untuk laptop dan smartphone. Gunakan aplikasi konferensi video yang mendukung tampilan laptop dan seluler, sehingga memungkinkan audiens untuk bergabung menggunakan smartphone. 

Selain itu, jika Anda akan melakukan presentasi, pastikan slide presentasi Anda mudah dibaca di smartphone. Anda bisa menyesuaikan warna dan ukuran huruf agar mudah dilihat di layar smartphone. Ingatlah untuk tidak menaruh terlalu banyak teks di setiap slide.  

5. Uji Semua Peralatan  

Sebelum memulai acara virtual, uji semua peralatan yang akan digunakan, termasuk mikrofon, gadget, kamera, pencahayaan, latar belakang, kualitas video, dan lain-lain. Hal ini sangat berdampak terhadap kenyamanan para peserta dalam mengikuti acara Anda. 

6. Sertakan CTA 

Akhiri acara Anda dengan call-to-action (CTA) alias ajakan untuk bertindak yang jelas, sehingga audiens Anda tahu apa langkah selanjutnya yang perlu diambil. Misalnya, jika perusahaan Anda menawarkan layanan web hosting, maka Anda bisa menawarkan diskon bagi mereka yang mendaftar dalam waktu 2 hari setelah acara. 

Proses pendaftaran harus dibuaat dengan mudah. Batasi penawaran dengan jangka waktu yang singkat untuk membuat mereka merasakan urgensi untuk mendaftar.   

7. Kumpulkan Umpan Balik  

Setelah acara selesai, mintalah semua peserta untuk mengisi formulir umpan balik secara online. Tanyakan kepada mereka apa yang mereka sukai dari acara Anda dan apa yang dapat ditingkatkan. 

Ini adalah kesempatan Anda untuk membuat perbaikan pada acara berikutnya, mengumpulkan topik untuk acara berikutnya, dan menjaga hubungan baik dengan para audiens. 

Acara PR bertujuan untuk memperkenalkan produk dan/atau layanan perusahaan kepada audiens dan membangun hubungan dengan mereka. Oleh karena itu, Anda perlu mengikuti deretan tips di atas untuk membuat acara PR yang sukses.