Apa yang dimaksud dengan “Press Release”? Vol 4 (5 poin yang perlu dipertimbangkan untuk mendistribusikan Press Release)

Elemen apa saja yang harus disertakan dan apa yang harus dipertimbangkan ketika mendistribusikan Press Release? Bagian ini menjelaskan apa saja yang harus disertakan dalam Press Release dan poin-poin apa saja yang harus diperhatikan ketika menyiapkan Press Release.

Poin 1. Lima elemen

Press Release harus menyertakan lima elemen berikut ini

(1) Judul

(2) Kalimat utama (ringkasan isi)

(3) Tubuh

(4) Gambar

(5) Informasi kontak

Pastikan untuk membuat lima elemen di atas dan pastikan tidak ada yang hilang.

Poin 2: Luruskan fakta-fakta yang ada

Dalam PR, penting untuk mengkomunikasikan produk dan layanan seluas dan seakurat mungkin. Isi Press Release harus jujur dan faktual. Ketika menyertakan angka-angka atau hasil data untuk membuat isi Press Release lebih persuasif, pastikan untuk menyertakan informasi yang akurat.

Juga tidak disarankan untuk menggunakan frasa atau kata sifat abstrak. Hal ini karena mereka dapat ditafsirkan secara berbeda oleh orang yang berbeda. Misalnya, hindari menggunakan frasa seperti "banyak" atau "sedikit" yang membuat kuantitas spesifik menjadi ambigu. Ketika menggunakan ungkapan seperti "90% responden merasa puas," perlu dinyatakan dengan jelas berapa persentasenya dalam kaitannya dengan jumlah responden.

Hal yang penting adalah menulis dengan cara yang mudah dimengerti oleh penerima dan dapat dipahami dengan benar.

Poin 3: Buat Press Release dengan struktur "Pendahuluan, pengembangan, putaran dan kesimpulan".

Buat Press Release dengan struktur di atas + Perluasan.

Misalnya, jika Anda mendistribusikan Press Release tentang produk baru, strukturnya harus sebagai berikut

Pendahuluan: Alasan mengapa produk itu dibuat, latar belakang ide, dan episode dari pencetus.

Pengembangan: Episode proses produksi, seperti proses perluasan departemen yang terlibat, perubahan dari rencana awal, dll.

Putaran : Ketidakpastian sehubungan dengan lingkungan eksternal, episode kegagalan atau kesulitan dalam proses produksi.

Kesimpulan: Berita itu sendiri yang akan didistribusikan dalam Press Release

Perluasan: Perkembangan masa depan dan prospek perusahaan atau produk.

"Perluasan" tidak terbatas pada isi Press Release, tetapi bisa selalu sama. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menggambarkan sikap Anda sebagai perusahaan.

Poin 4: Ungkapkan kelayakan berita dan tren

Press Release yang menarik perhatian banyak orang mencakup kelayakan berita dan tren. Dalam kegiatan PR, Anda harus menyadari alasan mengapa informasi perlu dirilis dan mengapa perlu dirilis sekarang. Dengan mengkomunikasikan inisiatif perusahaan Anda beserta latar belakang sumber informasi, seperti kondisi pasar dan kebutuhan konsumen, Anda dapat meningkatkan tingkat empati pembaca. Dengan mengklarifikasi poin-poin terpenting dalam Press Release Anda dan nilai yang Anda inginkan agar orang yakin untuk mengenalinya, Anda akan dikenali sebagai informasi yang membedakan perusahaan Anda dari yang lain.

Selain itu, Press Release perlu menyampaikan fakta-fakta secara akurat, tetapi sulit untuk menyampaikan daya tarik perusahaan Anda dalam kalimat yang polos dan sederhana. Selain latar belakang sosial dan kebutuhan yang disebutkan di atas, penting juga untuk menggunakan ekspresi yang menarik untuk menyampaikan informasi. Namun demikian, berhati-hatilah untuk tidak menggunakan ungkapan yang ambigu atau berlebihan.

Untuk memastikan bahwa perwakilan media dan konsumen dapat menggunakan informasi dengan percaya diri, ungkapan superlatif (superlatif) seperti "pertama di negara Anda" dan "harga terendah" harus disertai dengan bukti objektif.

Poin 5: Gunakan gambar untuk mengekspresikan pandangan dunia tentang layanan atau produk Anda.

Cobalah untuk menyertakan gambar dalam Press Release Anda. Gambar yang menunjukkan pandangan dunia tentang produk atau layanan Anda, seperti siapa yang akan menggunakannya dan bagaimana penggunaannya, akan menarik perhatian pembaca dan meningkatkan kemungkinan mereka akan membaca Press Release Anda.

Grafik dan tabel harus disertakan dalam Press Release ketika menggambarkan hasil survei dan data. Press Release dengan efek visual tidak hanya efektif dalam menarik minat pembaca, tetapi juga dalam meningkatkan pemahaman.

Beberapa media memerlukan lebih dari jumlah gambar yang ditentukan. Selain itu, perhatikan ukuran dan resolusi gambar yang tepat.

Press Release adalah sarana untuk mengkomunikasikan aktivitas perusahaan dengan benar

Kami telah menjelaskan Press Release sebagai bagian penting dari kegiatan hubungan masyarakat dan humas.

Berikut ini adalah lima manfaat Press Release yang memungkinkan Anda untuk menyampaikan produk dan layanan Anda, inisiatif perusahaan Anda, dan pemikiran Anda kepada para pemangku kepentingan Anda. 

     - Meningkatkan kredibilitas perusahaan, produk, dan layanan Anda

     - Menyampaikan informasi kepada para pemangku kepentingan dengan kata-kata Anda sendiri

     - Mengarah pada perekrutan, kolaborasi, dan dukungan

     - Kegiatan pemasaran dapat dilakukan.

     - Kegiatan PR dan hubungan masyarakat yang hemat biaya

Ini adalah salah satu kegiatan PR yang dapat dilakukan terlepas dari jenis bisnis, ukuran perusahaan, atau lamanya waktu sejak didirikan.

Berdasarkan poin-poin yang perlu diingat dan poin-poin yang perlu dibuat dalam artikel ini, cobalah untuk membuat Press Release dengan mempertimbangkan "awal, tengah, akhir, dan akhir plus pengembangan". Ini mungkin merupakan kesempatan yang baik untuk memeriksa kembali daya tarik produk dan layanan Anda, atau untuk melihat perusahaan Anda dari sudut pandang yang luas.