Struktur Siaran Pers untuk Pemula

Karena siaran pers dapat meningkatkan eksposur merek, maka siaran pers perlu ditulis dengan jelas dan kreatif. Namun, penulis tetap perlu mengikuti struktur siaran pers agar dapat menarik perhatian media dan akhirnya dipublikasikan. 

Untuk tata letak, gunakan margin 1 inci di seluruh dokumen dan spasi satu untuk semua paragraf isi Anda. Kemudian gunakan font bisnis standar, seperti: Cambria, Arial, dan Georgia. Panjang sebuah siaran pers harus 300-500 kata. 

Struktur Siaran Pers

Setelah mengatur tata letak, ikuti struktur siaran pers di bawah ini. 

1. Logo

Siaran pers dirancang untuk meningkatkan eksposur merek. Oleh karena itu, letakkan logo Anda di kanan atas siaran pers, karena logo merupakan visual merek yang paling berkesan. Ketika seseorang melihat logo Anda, mereka akan langsung teringat akan merek Anda.  

Karena kemungkinan besar Anda akan mengirimkannya melalui email, maka lampirkan logo Anda yang web-friendly atau sertakan tautan ke aset multimedia apa pun yang terkait dengan siaran pers Anda di bawah boilerplate. Ini memudahkan jurnalis untuk memasukkannya ke halaman mereka. 

2. Informasi Kontak

Tambahkan informasi kontak Anda di bawah logo, termasuk nama penanggung jawab (PIC), nomor telepon, dan alamat email. 

Dengan cara ini, jurnalis dapat dengan mudah menghubungi PIC itu jika mereka membutuhkan lebih banyak aset multimedia atau penjelasan lebih lanjut mengenai siaran pers Anda. 

3. Tanggal Rilis

Tanggal rilis memberi tahu jurnalis kapan Anda ingin siaran pers tersebut ditayangkan. Cantumkan tanggal dan waktu spesifik di sudut kiri atas dengan huruf tebal dan huruf kapital. 

Jika Anda ingin siaran pers segera dipublikasikan, tulis 'UNTUK DITERBITKAN SEGERA', bukan tanggal tertentu. Namun, jika Anda ingin jurnalis menahan publikasi siaran pers Anda, tulis 'UNTUK DITERBITKAN NANTI’ dengan huruf tebal dan huruf kapital semua di sudut kiri atas. 

Tambahkan tanggal dan waktu siaran pers yang diinginkan di bawah. Saat Anda mengirimkan siaran pers melalui email, ingatlah untuk menyertakan tanggal rilis di subjek. 

4. Judul dan Subjudul

Siaran pers yang menarik dimulai dengan judul yang menarik. Anda harus menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti serta panjangnya harus 65-80 karakter.  

Inilah beberapa tip untuk membuat judul yang menarik: 

- Tulis judul dengan sudut pandang yang layak diberitakan.

- Tulis judul yang spesifik.

- Gunakan kata kerja aktif.

- Nyatakan poin utama Anda.

Setelah membuat judul yang menarik, rangkum siaran pers Anda dalam satu kalimat (80-120 karakter). Ini disebut subjudul dan harus ditempatkan tepat di bawah judul. 

Hal ini akan membantu jurnalis dan audiens Anda untuk langsung memahami inti siaran pers Anda.   

5. Paragraf Utama 

Paragraf utama adalah paragraf pertama yang harus menjawab pertanyaan siapa, apa, di mana, kapan, dan mengapa tentang siaran pers Anda. Hal ini bermaksud untuk menarik penonton agar tertarik membaca siaran pers Anda sampai habis. 

Jangan menggunakan klaim yang terlalu tinggi atau tidak dapat dibuktikan, karena akan terdengar seperti kebohongan. 

6. Paragraf Isi  

Gunakan paragraf berikutnya untuk menjelaskan lebih lanjut tentang cerita Anda.  Setiap paragraf harus terdiri dari 2-4 kalimat dan setiap kalimat harus berisi maksimal 20 kata. Hal ini bertujuan untuk memudahkan audiens memahaminya. 

Selain itu, ingatlah untuk menggunakan panduan Gaya AP (AP Style) untuk siaran pers sehingga jurnalis dapat langsung mempublikasikan siaran pers Anda apa adanya. 

Jangan ragu untuk menyertakan klaim dan data pendukung untuk membuat siaran pers Anda lebih menarik. Disarankan juga untuk menyertakan kutipan menarik dari tokoh kunci di perusahaan Anda. Buat kutipan yang menonjolkan esensi siaran pers agar selalu diingat. 

Selanjutnya, Anda harus menambahkan elemen interaktif, seperti kata-kata yang dapat diklik dan mengarah ke halaman Anda, infografis yang dapat diunduh, laporan, gambar, dan video. Hal ini akan membuat audiens tertarik untuk membaca dan memahami siaran pers Anda. 

7. Boilerplate dan CTA 

Boilerplate adalah bagian terakhir dari siaran pers yang menyajikan latar belakang perusahaan Anda, pengalaman, penghargaan, dan informasi menarik lainnya.  Ini menyerupai bagian ‘Tentang Kami’ di situs web.  

Setelah boilerplate, tambahkan ajakan bertindak (CTA) yang selaras dengan tujuan siaran pers Anda. Ini bisa berupa tautan ke situs web atau akun marketplace Anda. 

8. Notasi Akhir

Terakhir, tandai akhir siaran pers Anda dengan notasi akhir dari tiga hashtag di tengah, yaitu ###. 

Jika siaran pers Anda lebih dari 1 halaman, tandai akhir halaman pertama dengan ‘-more-’, lanjutkan menulis di halaman berikutnya, dan akhiri halaman berikutnya dengan tiga pagar di tengah.  Namun, disarankan untuk mengakhiri siaran pers hanya dengan satu halaman. 

Kesimpulan

Menggunakan struktur siaran pers di atas akan membantu bahkan seorang penulis baru untuk membuat siaran pers yang menarik.   

Untuk memastikan siaran pers Anda dibaca jurnalis, gunakan layanan distribusi siaran pers seperti Vritimes, yang telah memiliki banyak pengalaman dalam mendistribusikan siaran pers di Asia.